Daten Löschen Art17 DSGVO

Die Aufforderung zum Löschen von Daten

Es kommt immer häufiger vor – Betroffene machen von Ihrem Recht auf Datenlöschen Gebrauch. Die DSGVO gibt Ihnen ein unmissverständliches Mittel an die Hand. Wir zeigen Ihnen nachfolgend, wie Sie mit einem solchen Ersuchen professionell umgehen.

Erster Schritt: Feststellen, wo Daten über die Person gespeichert sind (Speicherorte)

Einhergehend mit der Löschungsersuchen muss zunächst einmal festgestellt werden, welche Daten von einer Person in welchen Systemen und Dokumenten gespeichert sind. Da können schnell ein paar Speicherorte sein, daher ist es auch so wichtig, ein transparentes und stringentes Speicherkonzept zu verfolgen!

Daten befinden sich in der Regel auch in Back Ups – und ja, auch aus diesen sollten die Daten gelöscht werden.

Zunächst gehen Sie also vor wie bei einem Auskunftsersuchen. Im zweiten Schritt muss festgestellt werden, ob die Daten vollständig gelöscht werden können, oder ob beispielsweise gesetzliche Aufbewahrungsfristen gegen eine Löschung sprechen. Wenn der Name und die Adresse in einer Rechnung auftauchen, können Sie diese selbstverständlich nicht vor Ablauf der gesetzlichen Fristen löschen.

Einschränkung der Verarbeitung – wenn das Löschen (noch) nicht möglich ist

Insofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen eine Löschung unmöglich werden, erfolgt eine Einschränkung der Verarbeitung (früher auch Sperrung genannt). Das bedeutet, die Daten verbleiben bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bei Ihnen, dürfen aber nur für diesen einen Zweck verarbeitet werden. Für alle anderen Zwecke sind die Daten gesperrt, das muss technisch und organisatorische sicher gestellt sein.

Download Musteranschreiben

Hier finden Sie ein Muster für die Bewantwortung eines Löschungsersuchens mit vorkonfigurierten Textblöcken, aus denen Sie die passenden verwenden können. Beispielsweise müssen Sie informieren, wenn die Daten aus oben genannten Gründen nicht noch vollumfänglich gelöscht werden können und eine Einschränkung greift.

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